Обязательно ли вести журнал путевых листов в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательно ли вести журнал путевых листов в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязательность ведения журнала путевых листов обусловлена необходимостью контроля за перемещением грузов, обеспечением безопасности дорожного движения и соблюдением требований законодательства в сфере транспорта. Журнал путевых листов содержит информацию о маршруте, расписании, грузе, водителе и состоянии транспортного средства.

Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:

• срок действия путевого листа;
• лицо, оформившем путевой лист;
• транспортное средство;
• водитель (водители) транспортного средства;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.

Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:

• полное наименование,
• адрес в пределах местонахождения,
• номер телефона,
• ОГРН.

Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:

• фамилию, имя, отчество (при наличии),
• адрес регистрации по месту жительства,
• номер телефона,
• ОГРН.

Приказом вводится классификация видов перевозки:

• коммерческие перевозки;
• перевозки для собственных нужд;
• передвижение и работа специальных транспортных средств.

Какие штрафы грозят при нарушении ведения путевых листов

Существует ряд штрафов, которые могут быть наложены на водителей и организации за нарушение требований ведения путевых листов:

• Штраф для водителя: Если водитель не ведет путевой лист или вносит в него некорректные данные, ему может быть назначен штраф. Сумма штрафа может варьироваться в зависимости от страны, региона и видов нарушений, но в большинстве случаев она может быть значительной.
• Штраф для организации: Если организация не обеспечивает ведение путевых листов своим водителям или допускает некорректное заполнение данных, ей также может быть назначен штраф. Размер штрафа зависит от законодательства и политики в отношении нарушений в данной стране или регионе.
• Судебные санкции: В случае серьезных нарушений требований ведения путевых листов, водителям и организациям может грозить судебное преследование. Это может привести к дополнительным штрафам, снятию водительского удостоверения, временной или постоянной запрету на вождение и другим негативным последствиям.

Как вести электронные путевые листы с 1 сентября 2023 года

1 сентября вступил в силу приказ Минтранса № 159. Чиновники снова скорректировали правила подготовки ЭПЛ:

1. Медосмотр до и после рейса водители могут проходить дистанционно.
2. Раздел со сведениями о водителе нужно заполнять по-новому: указывать СНИЛС, серию и номер водительского удостоверения и дату его выдачи.
3. Если сотрудник выходит в многодневный рейс или в несколько рейсов в течение одного дня, перевозчик может оформить один ЭПЛ.
4. В путевые листы можно вносить изменения: редактировать информацию о водителях и транспорте.

Что должно быть в путевом листе: формы и реквизиты

Согласно приказу № 390, путевой лист должен содержать следующие сведения:

• срок действия документа;
• данные ИП или компании, которые оформили путевой лист;
• информация о транспортном средстве;
• данные водителя;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

В 2023 году эта информация обязательна для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля (например, для такси). По желанию собственник автомобиля может включать в ЭПЛ иные дополнительные сведения. Заполнять лист нужно следующим образом:

Как вести журнал учета путевых листов в 2024 году

Для начала, необходимо учесть правовые нормы и требования, действующие на территории вашей страны и региона. Это может включать в себя обязательность ведения журнала учета путевых листов для определенных категорий транспортных средств, порядок и сроки его заполнения, а также требования к информации, которую необходимо указывать в журнале.

В 2024 году, электронные системы и программы учета и контроля становятся все более популярными. Они предлагают удобство и эффективность ведения журнала учета путевых листов. Такие системы позволяют автоматизировать процесс заполнения и контроля информации о маршрутах, пробеге и времени работы транспортных средств. Также, электронные системы могут предоставить дополнительные функции, такие как отслеживание местоположения транспортных средств и прогнозирование расходов на топливо.

Основные требования к ведению журнала учета путевых листов

При ведении журнала учета путевых листов следует соблюдать несколько ключевых требований. Во-первых, вся информация должна быть записана четко и разборчиво. Водитель должен заполнять все поля путевого листа, указывая дату и время начала и окончания рейса, пункты отправления и назначения, а также промежуточные пункты остановок. В случае отклонения от маршрута или приостановки рейса водитель также должен сделать соответствующую запись.

Важным требованием к ведению журнала является его аккуратное оформление. Для удобства и наглядности рекомендуется использовать таблицу, в которой можно выделить отдельные столбцы для различных данных, таких как номер путевого листа, марка и государственный номер автотранспортного средства, данные о водителе и т.д. Это поможет структурировать информацию и облегчит последующую работу с журналом.

Необходимо также следить за актуальностью заполнения журнала учета путевых листов. Водитель обязан заполнять путевой лист перед началом рейса и завершать его после окончания рейса. Никакие путевые листы не должны быть оставлены пустыми или незавершенными. В случае изменений в маршруте или времени рейса, необходимо вносить соответствующие исправления в журнал и подписывать их.

Журнал учета путевых листов: обязательные разделы и сведения

Один из обязательных разделов журнала учета путевых листов — это сведения о водителе. В этом разделе указываются ФИО водителя, его контактные данные, данные о водительском удостоверении и нормативно-правовых актах, определяющих требования и правила для водителей. Эта информация необходима для проверки квалификации и подтверждения того, что водитель имеет право управлять транспортным средством.

• Еще одним важным разделом является информация о поездке. Здесь указывается дата начала и окончания поездки, протяженность пути, стартовая и конечная точки и другие сведения, относящиеся к конкретному маршруту.
• Также в журнале должен присутствовать раздел с данными о транспортном средстве. Здесь вводятся сведения о марке, модели, государственном регистрационном номере и других идентификационных параметрах автомобиля. Эта информация необходима для идентификации транспортного средства и его соответствия установленным нормам и требованиям.

Таким образом, журнал учета путевых листов содержит обязательные разделы, с помощью которых можно отслеживать и контролировать передвижение транспорта в организации. Благодаря этим разделам и предоставляемой информации, можно эффективно управлять автопарком и обеспечить безопасность и надлежащую работу водителей.

Риски по НДФЛ и страховым взносам

Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.

Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.

Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).

Новые правила учета передвижений транспортных средств

С 1 января 2024 года вступают в силу новые требования к путевым листам, которые затрагивают способ учета и отчетности по передвижению транспортных средств. Эти изменения вносятся в целях обеспечения более полного и точного контроля за использованием транспорта.

Одним из основных нововведений является обязательность электронного учета передвижений транспортных средств. Теперь путевые листы должны быть заполнены в электронной форме и храниться в специальной базе данных. Это позволит автоматизировать процесс учета и снизить возможность фальсификации данных.

Кроме того, новые правила вводят обязательное использование спутниковой навигации для определения местонахождения транспортных средств в режиме реального времени. Это позволит более точно контролировать маршруты передвижения и предотвратить возможные сокрытия информации о фактическом использовании транспорта.

В случае нарушения требований новых правил, предусмотрены штрафные санкции, которые могут быть применены как к владельцам, так и к водителям транспортных средств. Поэтому владельцам советуется ознакомиться с новыми правилами своевременно и внести необходимые изменения в процесс учета передвижений транспорта.

Новые требования к учету передвижений транспортных средств являются частью общей стратегии по улучшению контроля и эффективности использования транспорта. Внедрение этих правил позволит более точно отслеживать использование транспортных средств и предотвращать недобросовестное поведение.

Важно отметить, что новые правила применяются ко всем видам транспорта, включая автомобили, грузовики, автобусы, мотоциклы и другие. Поэтому их исполнение является обязательным для всех владельцев транспортных средств.

Все владельцы транспортных средств с 1 января 2024 года должны быть готовы к внедрению новых правил и готовы к электронному учету передвижений своих транспортных средств.

Переход на единый формат путевых листов для разных видов транспорта

Начиная с 1 января 2024 года вступят в силу новые требования к путевым листам для всех видов транспорта. Согласно новым нормам, будет введен единый формат путевых листов, который будет применяться одинаково для автомобилей, автобусов, грузовиков, поездов и других видов транспорта.

Переход на единый формат связан с необходимостью упростить и унифицировать процесс заполнения и обработки путевых листов. Использование единого формата позволит снизить количество ошибок и упростит контроль со стороны государственных органов.

Единый формат путевых листов будет содержать основные разделы, включающие общую информацию о транспортном средстве, данные о маршруте, информацию о грузе или пассажирах, данные о повреждениях или авариях, а также место для подписей и печатей.

Внедрение единого формата путевых листов для разных видов транспорта поможет сократить бюрократические процедуры, улучшить контроль над перемещением транспортных средств и обеспечить более эффективное взаимодействие между операторами и контролирующими органами.

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

1. Серия и номер листа.
2. Дата составления документа.
3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
5. Код по ОКПО.
6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2024 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2024 года.
10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

Штраф за неправильный путевой лист

Во время аудита в транспортной компании могут выявить п/л с неправильным оформлением. Когда ошибки касаются расхода топлива или указания маршрута, документ могут признать недействительным. Налог на прибыль увеличится в разы.

При отсутствии записи медика, автомеханика-контролера штрафные санкции возлагаются не только на организацию, но и должностных лиц за ст. 12.31.1. КоАП.

Форма Журнала учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов (форма №8) заполняется на унифицированном бланке, утвержденном постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г. В отличие от бланка путевого листа, который в силу законодательный нововведений в последние годы претерпел некоторые изменения, форма №8 Журнала учета движения путевых листов остается неизменной с момента введения документа в 1997 году.

С 1997 г. по 2013 г. предприятия и организации заполняли документ исключительно в соответствие с утвержденным бланком. С 2013 года (то есть с момента упразднения обязательств по ведению Журнала) форма №8 носит рекомендательный характер. Иными словами, субъекты хозяйствования вправе менять бланк, дополняя в него новые графы и исключая лишние, исходя из специфики деятельности конкретной организации.

Если компания принимает решение о необходимости ведения Журнала, то этот факт должен быть зафиксирован в учетной политике, вместе в выбранной формой документа (стандартной или модифицированной).

Правила оформления путевых листов в 2022 году

Правила заполнения путевого листа Минтранс России утвердил Приказом от 11 сентября 2020 года № 368. Они действуют до 1 января 2027 года.

1. Бланк путевого листа можно разработать самостоятельно или взять за основу типовую межотраслевую форму № 3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78.
2. Необходимо предусмотреть в форме путевого листа обязательные реквизиты, установленные приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 года № 368.
3. Образец бланка путевого листа нужно закрепить в учетной политике.
4. При заполнении путевых листов руководствуйтесь правилами, которые приведены в пунктах 8–16.
5. Обязательных реквизитов и порядке заполнения путевых листов, утвержденном приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 года

Похожие записи:

• Какая положена помощь многодетной семье в 2024 в Алтайском крае
• Государственная пошлина за регистрацию ООО в 2024 году
• Пособия многодетным семьям в 2024 году в Нижегородской области