Просим вас оказать содействие в решении сложившейся ситуации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Просим вас оказать содействие в решении сложившейся ситуации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сообщаем Вам, что господин Лесков Н.С. прибудет в Москву 15 марта, любезно просим Вас организовать встречу и зарезервировать номер в гостинице на 2 дня. Господин Лесков Н.С. прибудет самолетом рейс 1583.
Образец письма-просьбы
Также мы были бы признательны, если бы Вы организовали для него встречу с Вашими клиентами во время его визита.
В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.
Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.
Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:
- Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
- Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
- Грамотное и логичное оперирование фактами
Образцы деловых писем.
(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.
Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
С уважением,
Коллектив Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.
Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.
Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.
Будем признательны вам за ответ.
С уважением,
Иван Иванов
Руководитель Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.
|
Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) |
Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) |
| Уважаемый Андрей Иванович!
Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов. Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта. С уважением, |
Уважаемый Андрей Иванович!
От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010. Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции. С уважением, |
Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.
Просим вас оказать содействие в проведении мероприятия
Инфо
Финансирование, по договорам, должно осуществляется в рамках ведомственной целевой программы «Развитие профессионального образования Саратовской области» 2012-2014г.г Однако на сегодняшний день «Профессиональный лицей №46» в нарушение условий договора не оплачивает выполненные работы, мотивируя это отсутствием средств. Оказать содействие в решении вопроса Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.
Как составить письмо-просьбу Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации.
Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.
Важно
Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем: Со слов рабочих, данные работы ведет «Водоканал», однако в данной организации сведений о проводимых работах по указанному адресу нет, и администрация «Водоканала» посоветовала обратиться в администрацию Советского района г. Казани с целью проверки законности проводимых работ.
Написать открытое письмо президенту
Хотела встать на очередь собрала справки(за которые пришлось платить),но меня отослали т.к. мы имеем машину о чем я тоже представила справку из ГБДД,но она не устроила местную управу,нужно было снова собрать справки и пред-оставить акт оценки авто.Это просто издевательство-справки стоят денег,да и с маленьким ребенком не набегаешься.Что делать я не знаю,за коммунальные платежи не имея даже прописки платить тяжело.Почему же у нас брошены многодетные семьи?почему некто не хочет помочь?все только стараются отмахнуться..я уже не надеюсь на просторную квартиру в которой будет место не только для сна,но и для игр детям.Последняя надежда на то,что вы обратите внимание Очень прошу Вас посодействовать в вопросе заключения с нами договора социального найма и прописки на квартиру, в которой мы в настоящее время проживаем.
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением … Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит…. Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж… Рады (имеем честь) предложить (Вам)… Рады сообщить о возможности… Хотим привлечь Ваше внимание… Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для… Конкретные действия Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий… Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за … Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации… Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….) Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу… Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….
Все замечания устранены (письмо Казьмина В.М. генеральному директору Бабасяну Г.Л. – исх. № 10-Сити-16/02-02/743 от 05.02.2016 г.).Несмотря на это, вертолетный ангар функционирует по прямому назначению с 27.09.2015 г. Неоднократные обещания генерального директора ООО «ГАРАНТ-СВ» г-на Бабасяна Г.Л. произвести оплату, до настоящего момента не выполнены. Окончательный платеж составляет 1 635 950,00 рублей.Путем переговоров разрешение данного вопроса не представляется возможным.
04.07.2016 г. мной направлена Претензия в ООО «ГАРАНТ-СВ».В случае не решения вопроса погашения задолженности, я буду вынужден обратиться в судебные органы, чего мне не хотелось бы делать. Эти действия повлекут за собой огласку, разбирательства о законности установки вертолетного ангара, вмешательства органов прокуратуры, поскольку не произведена выплата заработной платы сотрудникам и др.
Примеры писем в разные инстанции
Вот образец, как правильно пишется просьба о выделении денежных средств:
|
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Адрес: г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1 Комитет дополнительного образования Адрес: г. Москва, 2-й Бюджетный проезд, д. 1 Уважаемый Петр Иванович! Учитывая многолетнюю помощь и поддержку Комитетом нашего учреждения, обращаемся к вам с просьбой о выделении денежных средств. В нашем здании заменены окна во всех кабинетах, кроме кабинета № 14. В нем установлены деревянные окна. Рамы критически изношены. Зимой в кабинете очень холодно — дети простывают. Просим вас оказать содействие в замене окон на современные пластиковые стеклопакеты. С уважением, директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов / Иванов И. И. |
Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.
Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных речевых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:
|
Прошу… Одновременно прошу… А также прошу… |
Просим… Также просим… А также просим… |
Письмо главе администрации с просьбой о содействии в решении вопроса
При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем. Как сказать, что нам что-то не нравится — или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях?
Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов. Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки — разнообразными.
Полезные формулировки для переписки
| Заклю чение |
Как написать официальное письмо с просьбой — образец
В деловом обороте выделяют документы строго официальные, оформляемые по единому образцу или в соответствии с принятыми нормами (например, договор сотрудничества между юридическими лицами), и почти неофициальные, составляемые, когда требуется решить неожиданный вопрос, обратиться за помощью или выразить благодарность. Ошибочно считается, что «свободная» форма проще в употреблении; напротив, для того, чтобы написать убедительное обращение или письмо, придётся приложить значительно больше усилий, чем для заполнения унифицированного бланка.
Ко второй категории документов относятся и разнообразнейшие письма-просьбы, с образцами которых можно ознакомиться ниже. Грамотно и внятно составить такое послание иногда не менее важно, чем правильно сделать коммерческое предложение. Далее будут приведены примеры писем-просьб о содействии, пошаговая инструкция по созданию идеального документа и советы по его отправке адресату.
Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.
Письмо — это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.
Прошу вас оказать содействие в решении данного вопроса
Уважаемый, Герман Оскарович! Прошу меня извинить, что отрываю у Вас время.Мне не к кому более обратиться за решением вопросов об оплате выполненной работы. Мое предприятие (ООО «Судоремонтное предприятие Гзудуневского» (далее – ООО «СПГ»), начиная с мая 2013 г., постоянно оказывало техническую и консультативную помощь в вопросах благоустройства СКК «МРИЯ» (с. Понизовка), выполняя те или иные поручения руководства Проекта.Между моим предприятием и ООО «Гарант-СВ» 29.12.2014 г. был заключен Договор № СПГ 15/01 о выполнении работ на территории СКК «Мрия».Каждая работа была отражена в Приложениях к Договору.Все, поручаемые руководством Проекта и ООО «Гарант-СВ» работы выполнены.Однако, работы по Приложениям № 8 и № 13 не оформлены со стороны ООО «Гарант-СВ» и не оплачены. Работы выполнены 27.09.2015 г. Техническим Заказчиком в лице Казьмина В.М.
Ошибки при составлении письма-просьбы
Чтобы окончательно разобраться с правилами и особенностями составления писем-просьб, следует рассмотреть небольшой пример, содержащий характерные для неопытных авторов ошибки:
Дорогой Валенский А. Д!
Просим вас пожертвовать в наш Фонд охраны диких ежей Подмосковья любую сумму, начиная с 500 тысяч рублей. Ждём вашего ответа не позднее 25 августа текущего года. Наш расчётный счёт — 1234567890.
Петров Л. М., заместитель Первого председателя Фонда.
Список допущенных в письме ошибок и примеры правильных решений:
- «Дорогой Валенский А. Д!». Правильный вариант: «Глубокоуважаемый Андрей Денисович!» (упоминание имени и отчества действует получателя лучше, чем холодно-официальное обращение по фамилии).
- В письме-просьбе полностью отсутствуют приветливые слова и комплименты. Правильный вариант: «Мы знаем, что Вы долго и продуктивно занимаетесь восстановление редких популяций ежей и имеете собственный небольшой зоопарк, а также являетесь лауреатом государственной премии «Поможем ежам» за 2009, 2011 и 2015 годы».
- Нет в примере убедительной аргументации. Правильный вариант: «Вы не только проводите самостоятельные исследования и общаетесь с ведущими специалистами в области евгеники ежей, но и активно помогаете различным экологическим организациям, а также не раз заявляли о своём желании спонсировать любые действия, связанные с созданием благоприятной эмоциональной обстановки для этих млекопитающих».
- «Просим вас пожертвовать…». При письменном обращении к одному человеку, тем более в деловом письме, а особенно если оно содержит просьбу, необходимо писать местоимение «Вы» с большой буквы. Использование другого написания — явный признак неуважения или как минимум невнимательности составителя, что в таком послании совершенно неуместно. Правильный пример: «Просим Вас пожертвовать».
- В основной части письма-просьбы то слишком мало, то излишне много конкретики. Следует подробнее описать суть работы Фонда, но при этом предоставить читателю возможность самостоятельно выбрать сумму пожертвования. Нет никакой видимой необходимости и в указании конкретной даты получения ответа: её упоминание нужно или обосновать, или исключить из тела письма. Правильный пример: « В связи с Вашим интересом к проблеме искренне просим Вас сделать посильное пожертвование в наш Фонд, с 2009 года занимающийся сбором информации о численности популяций ежей Подмосковья и условиях их существования, а также разрабатывающий проекты переселения неблагополучных зверьков в более комфортные места. Вы можете сделать перевод на наш расчётный счёт 1234567890 или, связавшись с нашим представителем, выбрать любой другой удобный способ помочь ежам. Если для Вас не составит сложности, просим ответить на письмо не позднее 25 августа текущего года: уже в начале сентября мы запускаем масштабный и дорогостоящий проект, поучаствовать в котором можете и Вы».
- Отсутствует в приведённом письме-просьбе и заключение. Правильный пример: « Надеемся на Ваше понимание и сочувствие. Всегда готовы ответить на возникшие вопросы и принять во внимание имеющиеся замечания. Здоровые и счастливые ежи — будущее нашей экологии!».
- В послании с просьбой о пожертвовании нет и заключительной формулы вежливости. Это, как и большинство других промахов, свидетельствует или о неспособности отправителя составить деловое письмо (как тогда ему можно доверять деньги?), или о его явном неуважении к адресату. Правильный пример:
Заранее благодарю за содействие!
Причина и цель обращения
Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку. Соответственно, можно начать письмо с таких фраз:
- Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
- Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
- Ваш отдел является ведущим…
- Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
- На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…
Далее следует цель обращения, то есть необходимо объяснить сложившуюся проблему. В этой части можно использовать следующие выражения и вводные слова:
- в связи с тем, что…
- в целях разрешения ситуации…
- для развития бизнеса…
- для достижения лучших результатов в…
- для разрешения конфликтных ситуаций…
Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.
Письмо — это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.
Ходатайство об оказании содействия
В конце необходимо резюмировать все вышесказанное. Стоит написать, какую выгоду получит компания или конкретный гражданин, если просьба будет выполнена. Причем сделать это лучше в форме логической цепочки. Например, при заказе 5 новых станков появится 5 рабочих мест, с каждого в бюджет пойдет столько-то налоговых отчислений или такую-то прибыль получит конкретное предприятие.
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
- при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
- при ведении бизнеса;
- при направлении претензий потребителей.
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
- коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
- запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
- претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
- гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
- информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
- по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.