Заполнение трудовых книжек в 2024 году при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение трудовых книжек в 2024 году при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.

Переводы внутри компании

Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться со слова «переведён…», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.

В столбце 4 нужно написать реквизиты приказа о переводе.

Внешнее совместительство

Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).

Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке:

• столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
• столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.

Запись в ТК при увольнении

На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.

В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:

1. “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
2. “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.

Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:

• по собственному желанию;
• по соглашению сторон;
• из-за закрытия ООО или ИП;
• из-за нарушения дисциплины;
• по сокращению штата;
• в связи со смертью работника, и т.д.

Заполнение трудовой книжки

Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.

Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).

Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.

Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:

• не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
• в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).

Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• графе 2 – ​дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
• графе 3 – ​наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
• графе 4 – ​даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.

Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:

• кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
• кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
• а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.

Теперь же проблема решена – ​указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).

Выдача трудовой книжки работнику

Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
• графе 2 – ​дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
• графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.

На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки

Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.

В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.

Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.

Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.

Как стало в 2023 и 2024 годах

С 1 января 2023 года вступили в силу формы отчетности:

• ЕФС-1;
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.

Эти нововведения повлияли на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:

Образец заполнения СТД-Р

Рассмотрим заполнение формы СТД-Р на примере.

Исходные данные:

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Новый срок хранения трудовых книжек

С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.

Ранее срок хранения составлял 55 лет, что порождало определенные проблемы. Многие работодатели не приступали к утилизации устаревших трудовых книжек, а бумажные документы занимали много места на складах и в архивах.

Новый срок хранения трудовых книжек позволяет сократить объемы бумажных документов, уменьшить затраты на их хранение и переработку. Это существенно упрощает работу предприятий и организаций в условиях цифровизации и автоматизации процессов.

Однако, необходимо отметить, что с изменением срока хранения возникают новые вопросы в отношении архивации и защиты информации. Учитывая срок хранения в 75 лет, требуется особое внимание к безопасности и сохранности трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.

Новые правила предусматривают возможность использования электронных копий трудовых книжек. Это позволяет сократить риски потери документации и облегчить ее последующий поиск и использование. Однако, необходимо соблюдать требования к электронной подписи и хранению электронных документов, чтобы обеспечить их юридическую значимость и неподдельность.

Помимо изменения срока хранения, новые правила также вносят изменения в процесс передачи трудовых книжек при переходе работника от одного работодателя к другому. Теперь предусмотрено бесплатное предоставление трудовой книжки новому работодателю, что должно способствовать более комфортному переходу сотрудников между компаниями.

Как заполнять впервые

Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.

Информация, которая обязательна к заполнению:

• Личные данные владельца.
• Вид работы, выполняемой принятым лицом.
• Перевод или переквалификация
• Различные призы и вознаграждения.
• Надпись об увольнении, с отображением причины.

Форма занесения информации о сотруднике:

1. Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.

• ФИО записываются без сокращений.
• Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.

1. Образование владельца ТК.

• Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.

1. Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.

• Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.

1. После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
2. Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.

Запись об увольнении в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке при увольнении содержит корректное указание статей ТК РФ, на основании которых расторгается соглашение с работником. Несоблюдение утвержденных инструкций, незнание или грубые нарушения установленных правил влекут судебные иски со стороны сотрудников, наложение штрафов и компенсаций.

Основные требования изложены в следующих документах:

Когда вносится запись в трудовой книжке по статье 79 ТК РФ о прекращении работы сотрудников, необходимо соблюдать ряд требований:

• все записи нумеруются по порядку;
• все даты проставляются в едином формате: ЧЧ.ММ.ГГГГ. Например, 31.10.2020;
• причина прекращения работы строго соответствует формулировкам ТК РФ или федерального закона;
• все слова пишутся без сокращений, даже такие, как «часть», «пункт», «приказ», «Российская Федерация».

Корректировки в титульном листе

В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.

Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:

1. произошла смена фамилии (например, после замужества);
2. получен диплом о дополнительном образовании;
3. поменялась профессия или специальность.

Порядок внесения новых данных при этом будет разным:

• старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
• новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.

Порядок хранения трудовых книжек

Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

* * *

Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

Похожие записи:

• Выплаты при рождении 3 ребенка в 2024 году в Москве
• Сколько платить за патент в 2024 году розничная торговля ИП
• С каким зрением берут в военное училище можайского