Сроки инвентаризация перед годовым отчетом в 2024 году в бюджетных учреждениях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки инвентаризация перед годовым отчетом в 2024 году в бюджетных учреждениях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для определения фактического наличия объектов ФСБУ 28/2023 предусматривает пути подсчета, взвешивания, обмера, осмотра объектов, а когда это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).

Обязательное проведение инвентаризации

Проведение инвентаризации обязательно в случаях, установленных законодательством РФ, а также в случаях, прописанных в ФСБУ 28/2023 (см. таблицу 2).

Таблица 2

Что изменилось в порядке проведения инвентаризации

Новый ФСБУ «Инвентаризация» затронул следующие моменты:

1. Общие требования к инвентаризации: в документе перечислили способы, которыми выявляют фактическое наличие объектов, описали принципы документирования, обозначили требования по полноте, своевременности и обоснованности отражения результатов и пр.
2. Понятия «объекты инвентаризации», «фактическое наличие объектов инвентаризации», «срок проведения инвентаризации» получили официальные трактовки.
3. Разрешение на использование видео- или фотофиксации для определения наличия объекта.
4. Требования к оценке результатов процедуры.
5. Право устанавливать состав документов инвентаризации предоставили самой организации – до этого список был строго регламентирован на законодательном уровне.
6. Случаи, в которых не требуется создавать комиссию: например, если в организации есть только директор и бухгалтер, то для инвентаризации нужно пригласить аудитора или ревизионную комиссию.

Как работать с результатами инвентаризации

Если выявлены расхождения между фактическим наличием активов и сведениями о них в регистрах бухучета, то такие результаты нужно правильно квалифицировать. Для этого определяют:

• есть ли излишек активов;
• каков размер недостачи – в пределах, сверх норм естественной убыли и пр.;
• возможна ли продажа или использование поврежденных, испорченных активов (например, в качестве лома или при разборе на запчасти);
• есть ли пересортица;
• можно ли возместить недостачу, списать обязательства или дебиторскую задолженность (как сомнительную или безнадежную).

Результаты инвентаризации фиксируются на дату проведения процедуры в следующем порядке:

1. Излишки активов включают в доходы по их балансовой стоимости (если это значение неизвестно, то по балансовой стоимости аналогичных активов).
2. Недостачу относят на виновных лиц (при наличии оснований для возмещения), либо заносят в расходы по балансовой стоимости.
3. Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств принимают к учету в суммах, которые отражены в подтверждающих документах.
4. Расхождения в оценочных обязательствах, отложенных налоговых активах и обязательствах принимают к учету по суммам, которые можно подтвердить расчетами.
5. В случае пересортицы зачет излишков или недостач возможен в исключительных случаях при соблюдении следующих условий: один период, одно материально ответственное лицо, активы одного наименования и в тождественных количествах.

Случаи и сроки инвентаризации

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации. Но каким бы актом законодательства не предусматривалось такая обязанность, инвентаризация должна проводиться по правилам ФСБУ 28/2023. Для целей бухгалтерского учета инвентаризация обязательна:

• при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года);
• при передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта;
• при смене работника, на которого возложена материальная ответственность;
• при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности);
• при установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов;
• в случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация;
• при реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования;
• при ликвидации организации.

Результаты инвентаризации

Последствия непроведения инвентаризации

Наказание за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрено. Однако, если организация не провела инвентаризацию при составлении годовой отчетности, то налоговый орган может посчитать такую отчетность недостоверной и привлечь организацию к административной ответственности по п. 1 ст. 120 НК с наложением штрафа в размере 10 000 руб. Руководителя и главного бухгалтера также могут наказать штрафом в размере от 5 000 до 10 000 руб. за грубое нарушение требований к бухучету и бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 15.11 КоАП).

Кроме того, без проведения инвентаризации организация не сможет:

• получить положительное аудиторское заключение;
• своевременно устранить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.

Документальное оформление инвентаризации по новым правилам

С введением нового стандарта ФСБУ 28/2023 требования к документации при проведении инвентаризации были усилены и детализированы.

Одно из ключевых изменений – необходимость составления плана инвентаризации. План должен содержать информацию о целях и задачах инвентаризации, перечне объектов, подлежащих учету, а также порядке и сроках проведения процедуры. Это позволяет обеспечить структурированный подход к выполнению инвентаризационных работ.

Следующим важным аспектом является формирование акта инвентаризации. В новых правилах акт должен содержать детальную информацию о каждом объекте учета:

• наименование;
• характеристики;
• состояние и прочие данные.

В какие сроки проводится годовая инвентаризация на предприятии

Строго до даты баланса и в соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008, согласно Приказу Минфина РФ № 106н от 06 октября 2008 года.

Начало работ зависит от вида имущества:

1. Если это доходы, расходы, задолженности, обязательства (не считая нереализованных обеспечений, обязательных страховых отчислений, бюджетных расчетов), текущие биологические объекты, запасы, необоротные средства (в последних двух случаях исключение составляют предметы, временно находящиеся за пределами владения компании) — стартовать нужно за 3 месяца до дня подведения итогов.

2. Если это деньги, отчисления под целевое финансирование, инвестиции, незавершенные капитальные вложения, полуфабрикаты или неоконченная продукция — то за 60 календарных суток до подбития баланса.

3. Если это активы, отправляемые куда-либо на длительные сроки (допустим, уходящие в рейсы корабли и автомобили) или материальные ценности, которые совершенно точно будут за пределами фирмы — то вплоть до временного выбытия.

Да, причина инвентаризации — годовая отчетность, но все-таки есть три исключения:

• допустимо не подвергать осмотру то имущество, которое уже было проверено в период с октября по декабрь еще не истекшего года;
• периодичность выполнения всех работ актуализации имеющихся данных составляет 1 раз в 36 месяцев для основных средств и 1 раз в 5 лет — для библиотечных фондов;
• те компании и организации, которые ведут свою деятельность на Крайнем Севере, вправе осуществлять инспекцию хранящихся на балансе материалов, товаров и сырья в те периоды, когда их наличие подходит к концу (при наименьшем остатке).

Обратите внимание, по желанию собственника можно заниматься этим вопросом чаще, но никак не реже положенных норм.

Необходимые документы и формы для оформления инвентаризации

Для проведения инвентаризации в бюджетном учреждении в 2024 году необходимо предоставить следующие документы:

1. Список основных средств, имущества и оборудования учреждения
2. Акт о приеме и передаче основных средств, имущества и оборудования
3. Отчет о движении и использовании основных средств, имущества и оборудования
4. Заверенные копии документов, подтверждающих право собственности или пользования имуществом
5. Протоколы проверки наличия основных средств, имущества и оборудования

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и содержать полную и достоверную информацию о каждом объекте инвентаризации.

Для удобства работы с документами и ведения инвентаризационного учета рекомендуется использовать специальные формы:

• Форма акта о приеме и передаче основных средств, имущества и оборудования
• Форма отчета о движении и использовании основных средств, имущества и оборудования
• Форма протокола проверки наличия основных средств, имущества и оборудования

Такое оформление позволит упростить процесс инвентаризации, обеспечить единообразие документов и уменьшить возможность ошибок при заполнении.

Как составить приказ о проведении инвентаризации

Обычно распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия, члены которой должны быть ознакомлены с соответствующим локальным актом под подпись.

• перед составлением годового отчета;
• при назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
• после краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т. п.).

Необходимые документы и формы для оформления инвентаризации

Для проведения инвентаризации в бюджетном учреждении в 2024 году необходимо предоставить следующие документы:

1. Список основных средств, имущества и оборудования учреждения
2. Акт о приеме и передаче основных средств, имущества и оборудования
3. Отчет о движении и использовании основных средств, имущества и оборудования
4. Заверенные копии документов, подтверждающих право собственности или пользования имуществом
5. Протоколы проверки наличия основных средств, имущества и оборудования

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и содержать полную и достоверную информацию о каждом объекте инвентаризации.

Для удобства работы с документами и ведения инвентаризационного учета рекомендуется использовать специальные формы:

• Форма акта о приеме и передаче основных средств, имущества и оборудования
• Форма отчета о движении и использовании основных средств, имущества и оборудования
• Форма протокола проверки наличия основных средств, имущества и оборудования

Такое оформление позволит упростить процесс инвентаризации, обеспечить единообразие документов и уменьшить возможность ошибок при заполнении.

Оформление документов по инвентаризации объектов ОС

Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).

В инвентаризационной описи отражается следующая информация:

Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.

Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризационная комиссия

Состав инвентаризационной комиссии учреждение утверждает самостоятельно. В пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств рекомендуется включать в состав такой комиссии представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (например, экономистов).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).

Вместе с тем в более позднем письме (от 19.05.2020 № 02-07-10/41023) Минфин указал, что нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требований об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера.

По мнению автора, решение о наличии бухгалтера в составе инвентаризационной комиссии находится в компетенции учреждения, а письма Минфина носят рекомендательный и разъяснительный характер.

Ответственность за неправильное оформление инвентаризации

Основной ответственностью за правильное оформление инвентаризации обычно является главный бухгалтер или ответственный сотрудник в бюджетном учреждении. Они должны быть хорошо ознакомлены с требованиями и правилами, установленными законодательством страны.

Неправильное оформление инвентаризации может привести к следующим последствиям:

1. Правовые последствия. Нарушения в оформлении инвентаризации могут привести к юридическим последствиям для бюджетного учреждения. Это может включать штрафные санкции, административные наказания или даже судебные разбирательства.

2. Финансовые потери. Неправильное оформление инвентаризации может привести к финансовым потерям для бюджетного учреждения. Ошибки в учете и списание объектов неправильно могут отразиться на финансовом состоянии учреждения.

3. Потеря доверия. Неправильное оформление инвентаризации может привести к потере доверия со стороны государственных органов или контролирующих инстанций. Это может повлиять на репутацию бюджетного учреждения и создать трудности в будущем с получением государственных средств или других поддержек.

Для предотвращения неправильного оформления инвентаризации следует принять следующие рекомендации:

1. Обучение персонала. Проведение обучения и тренингов по правильному оформлению инвентаризации для сотрудников, ответственных за данный процесс.

2. Установление четких процедур. Разработка и установление четких процедур оформления инвентаризации, включая правила заполнения документов и учета объектов.

3. Проверка и контроль. Регулярная проверка и контроль правильности оформления инвентаризации, чтобы выявить и исправить возможные ошибки или нарушения.

4. Соответствие законодательству. Важно учитывать все требования и правила, установленные законодательством, при оформлении инвентаризации. Необходимо быть внимательным к изменениям в законодательстве и актуализировать процедуры соответствующим образом.

Обратите внимание на ответственность за правильное оформление инвентаризации и примените рекомендации, чтобы избежать непредвиденных последствий и обеспечить точность и надежность процесса инвентаризации в бюджетном учреждении.

Годовая инвентаризация

К сведению: в Письме Минфина РФ от 24.04.2023 № 02-06-10/33612 сказано, что выявление факта отсутствия первичных учетных документов, обосновывающих расхождение между фактическим наличием активов и обязательств и данными регистров бухгалтерского учета, не является основанием для прекращения признания в учете объектов бухгалтерского учета.

При составлении годовой бюджетной отчетности информация о проведенной годовой инвентаризации указывается в разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160), в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций».

*** В части учета основных средств в п. 7 Инструкции № 162н принятие к бюджетному учету объектов основных средств, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, отражается проводкой по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства» и кредиту счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами». По мнению автора, применение конкретной корреспонденции счетов следует согласовать с финансовым органом или ГРБС (РБС). По материальным запасам таких противоречий в Инструкции № 162н нет.

Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).

Для учета расчетов по суммам выявленных недостач денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, другим суммам причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащим возмещению виновными лицами, предназначен счет 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н).

Похожие записи:

• Требования к присвоению звания доцента ВАК в 2024 году
• Обязанности санитарки в больнице с лежачими больными в травматологии
• Налог салона красоты 2024 12 человека